新成立公司、小型公司第一次聘請員工，需要辦理勞保、就業保險、職災保險、健保及勞工退休金嗎？本文整理員工到職後的投保、薪資扣繳、所得申報及勞動契約注意事項，協助創業者了解雇主應辦理的基本程序。

新成立公司第一次聘請員工要注意什麼？公司投保、勞退及申報事項整理。

小型創業開始請員工，需要辦理哪些登記及申報？第一次聘僱員工必看

很多創業者一開始都是自己經營，從接洽客戶、處理訂單、提供服務到行政工作，全部由負責人一手包辦。

但隨著業務逐漸增加，可能開始忙不過來，於是有了聘請第一位員工的打算。

這時候，除了考慮員工薪水、工作內容及上班時間之外，還有一個很重要的問題：公司第一次聘請員工，需要辦理哪些登記及申報？

有些創業者以為，只要與員工談好薪水、簽訂勞動契約，每個月按時發薪水就可以了。但實際上，聘僱員工還涉及勞保、就業保險、職業災害保險、健保、勞工退休金提繳，以及薪資扣繳等事項。

如果沒有事先了解相關規定，可能在員工到職後才發現漏辦投保或申報。

本文將從小型公司及行號第一次聘請員工的角度，整理常見的辦理事項，協助創業者建立基本的員工管理制度。

一、公司第一次請員工，是否需要先辦理什麼登記？

首先要了解，聘請員工與公司設立登記是不同的事情。

如果公司或行號已經完成設立登記及稅籍登記，並且開始營業，當有聘僱員工的需求時，通常不需要因為多聘請一位員工，就另外辦理一次公司設立登記。

不過，企業需要依照實際聘僱情況，辦理相關的投保單位設立及員工加保作業。

例如：

  • 公司原本只有負責人，現在第一次聘請一名行政助理。
  • 行號原本由老闆自己經營，現在聘請一名門市人員。
  • 小型工作室原本沒有員工，現在聘請一名設計師。

這些情況都可能涉及雇主應辦理的勞健保及勞工退休金相關事項。

另外，企業如果原本沒有成立勞保、健保投保單位，通常就需要先確認應該向哪些主管機關辦理投保單位設立，再依規定替員工辦理加保。

要特別注意，勞保、就業保險、職業災害保險及全民健康保險的適用規定並不完全相同，不能只用「公司有沒有五個員工」來判斷所有保險是否需要辦理。

二、聘請員工需要辦理哪些勞保及健保？

這是第一次聘僱員工時，最容易讓創業者感到困惑的部分。

一般來說，企業聘請員工後，需要依照員工的工作身分、工作時間及適用法令，確認下列保險及退休金事項。

1. 勞工保險（勞保）

勞工保險主要提供員工在生育、傷病、失能、老年及死亡等情況下的相關保障。

但不是所有公司只要聘請一名員工，就一定適用相同的勞保規定。

依照勞工保險相關規定，僱用員工達五人以上的事業單位，原則上屬於勞保強制投保單位；未達五人的事業單位，則應依其適用規定判斷是否可以自願參加勞保。

因此，如果公司只有一至四名員工，不能直接認為完全不需要辦理任何保險，還必須進一步檢查就業保險及職業災害保險的適用規定。

2. 就業保險

就業保險與勞工失業後的保障有關，例如失業給付、職業訓練生活津貼及育嬰留職停薪相關給付等。

就業保險與一般勞保的適用條件不同，並不是只有僱用五人以上的公司才需要辦理。

符合就業保險適用規定的受僱員工，雇主原則上應依法辦理加保。

因此，即使公司目前只有一名員工，也不能因為未達五人而忽略就業保險。

3. 勞工職業災害保險（職災保險）

職災保險主要保障員工因執行職務而發生職業災害時的相關權益。

現行制度下，符合規定的受僱勞工，不因事業單位僱用人數未達五人，就可以直接排除職災保險。

也就是說，小型公司即使只有一名員工，仍應依法成立投保單位並替員工辦理職災保險。

註1：過去在舊法下，4人以下事業單位屬勞保「自願加保」；但在現行《災保法》下，4人以下公司、行號已全面改為「強制納保」，沒有「免投保」的例外空間。

註2：受僱於「自然人雇主」的勞工這類勞工不屬於強制由企業投保的對象，但可以透過特別加保管道（例如透過便利商店多媒體機或勞保局網站簡便加保），由雇主或勞工自行辦理參加災保。

4. 全民健康保險（健保）

公司或行號聘請員工後，也需要確認健保投保單位及員工加保事項。

員工如果符合健保投保資格，雇主應依規定辦理投保，不能因為公司人數少，就認為可以不處理健保。

另外，員工原本可能是透過眷屬身分、職業工會或其他投保身分參加健保，開始受僱後，應依照實際身分及健保法規定確認投保單位及投保順序。

5. 勞保、就保、職災保險及健保比較

以下整理幾種常見保險的差異：

項目 主要保障或目的 小型企業需要注意的事項
勞工保險 生育、傷病、失能、老年及死亡等保障 一般事業單位僱用員工達五人以上，原則上應強制參加；未達五人者另依規定判斷
就業保險 失業給付、育嬰留職停薪相關給付等 符合適用條件的受僱員工，雇主仍應依法辦理
職業災害保險 工作相關職業災害保障 不因未達五人就當然免除投保義務
全民健康保險 全民醫療保健保障 應依員工實際身分及健保法規定辦理

因此，第一次聘請員工時，建議不要只問「公司有沒有五個人」，而是應該逐項確認適用的保險及投保方式。

本篇詳述各種保險的目的，關於想知道「新成立公司後該如何投保勞健保？」的老闆可以參考這一篇：新成立公司後該如何投保勞健保？

您想更深入了解勞保、就保、職災、勞退嗎？可以參考這一篇：勞保、就保、職災、勞退 不一樣嗎？分別是什麼？有什麼差別？

三、員工到職後，還需要提繳勞工退休金嗎？

除了勞保及健保之外，另一個雇主經常忽略的事項，就是勞工退休金。

依照勞工退休金條例規定，適用勞退新制的雇主，應按月為員工提繳退休金。

1. 雇主至少提繳6%

一般適用勞退新制的員工，雇主應按月提繳不低於員工每月工資6%的退休金，並存入員工個人的勞工退休金專戶。

例如：

假設員工每月工資為36,000元，雇主以6%計算，每月應提繳：

36,000元 × 6% = 2,160元

這筆退休金是雇主依法應負擔的費用，不可以直接從員工薪水中扣除。

2. 員工可以自願另外提繳退休金

除了雇主依法提繳的6%之外，員工也可以依規定在每月工資6%的範圍內，自願另外提繳退休金。

例如，員工每月工資36,000元，如果選擇自願提繳6%，每月自願提繳金額為2,160元。

這部分屬於員工自願提繳，與雇主應負擔的6%是不同的項目。

3. 只有一名員工，也要注意勞退提繳

有些創業者知道勞保有五人以上的強制投保門檻，就誤以為公司只有一名員工時，勞工退休金也可以不用處理。

這是不正確的。

只要員工符合勞退新制的適用規定，雇主就應依法提繳退休金，不是等到公司員工人數達五人以上才開始辦理。

四、聘請員工後，薪資及扣繳申報要注意什麼？

除了勞健保及勞退之外，公司支付員工薪資時，也涉及所得稅相關規定。

1. 員工薪資屬於薪資所得

公司支付員工薪資，原則上屬於員工的薪資所得。

雇主應依照所得稅法及相關扣繳規定，判斷是否需要辦理薪資所得扣繳，以及如何計算應扣繳稅額。

實際扣繳方式會依照員工身分、居住者或非居住者身分，以及薪資給付情況等因素而有所不同。

因此，不能一概認為每位員工每個月領到薪水，都一定要扣繳相同比例的所得稅。

您想更深入了解什麼是薪資扣繳嗎？可以參考這一篇：什麼是薪資扣繳？什麼情況下要扣繳？扣繳率是多少？該如何辦理？

2. 每年需要辦理薪資所得憑單申報

公司支付員工薪資後，還需要依照規定辦理各類所得資料申報。

即使某些薪資給付情況沒有實際扣繳稅款，也不代表可以完全不處理所得資料申報。

創業者應該建立薪資清冊，清楚記錄員工姓名、身分資料、每月薪資、獎金及其他給付項目，以利後續扣繳及所得申報。

3. 員工薪資應該保留完整紀錄

建議公司每個月都保留以下資料：

  • 員工薪資清冊。
  • 薪資計算明細。
  • 銀行轉帳或其他付款紀錄。
  • 加班費及獎金計算資料。
  • 請假、出勤及其他薪資異動紀錄。

這些資料除了有助於公司內部管理，也能在稅務申報或勞動檢查時，提供必要的佐證。

五、第一次聘請員工，勞動契約及工作規則也不能忽略

聘請員工不只是處理稅務及保險問題，雇主與員工之間的勞動關係，也應該依法建立。

1. 建議訂定書面勞動契約

雖然部分勞動契約不一定以書面作為成立要件，但對於小型企業而言，建議仍然以書面方式約定雙方權利義務。

例如：

  • 工作內容及職務。
  • 工作地點。
  • 上班時間及休息時間。
  • 薪資及發薪日期。
  • 休假及請假方式。
  • 加班及加班費計算方式。
  • 勞動契約期間及終止條件。

如果雙方只有口頭約定，日後發生薪資、工作時間或離職爭議時，往往比較難以釐清原本的約定內容。

2. 注意基本工資及工時規定

雇主支付員工薪資時，應符合當年度基本工資規定，並依照勞動基準法及相關法令處理工時、休息日、例假、休假及加班費等事項。

即使公司只有一名員工，也不能因為規模小，就自行約定不適用相關勞動法令。

另外，如果員工採取部分工時、排班或輪班方式，也應該依照實際工作型態確認適用規定。

3. 出勤紀錄及工資清冊應妥善保存

雇主應依規定置備出勤紀錄及工資清冊，並依照法定年限保存。

例如，出勤紀錄應逐日記載員工出勤情形，不能只用每月排班表取代所有出勤紀錄。

工資清冊則應記錄工資各項目及計算方式，讓員工可以清楚了解每月薪資如何計算。

這些都是企業聘僱員工後，應建立的基本管理制度。

4. 員工人數增加後，可能有其他規定

當公司員工人數逐漸增加，可能還會涉及工作規則、勞資會議、職業安全衛生及其他相關規定。

例如，僱用勞工達30人以上的事業單位，應依規定訂立工作規則，報請主管機關核備後公開揭示。

因此，公司不能只在第一次聘請員工時處理一次相關事項，還應隨著員工人數及營運型態變化，持續檢查是否有新增的法定義務。

六、如果聘請的是外籍員工，需要注意什麼？

如果公司打算聘請外國籍人士，也不能直接套用本國員工的聘僱程序。

外國人是否可以在台灣工作，必須先確認其身分、工作內容及適用的法令規定。

例如：

  • 外國專業人才可能涉及外國人工作許可規定。
  • 外籍人士如果具有台灣永久居留等特定身分，適用規定可能不同。
  • 外國學生在台灣打工，可能涉及工作許可及工作時間限制。
  • 大陸地區人民、香港及澳門居民，也可能適用不同的工作及居留規定。
  • 雇主在聘僱外國人之前，應先確認是否需要申請工作許可，以及是否已取得合法工作資格。
  • 不能因為外國人已經取得居留證，或公司已經與其簽訂勞動契約，就直接認為可以開始工作。

如果公司有聘請外籍員工的需求，建議在正式到職前先確認相關許可及投保規定。

七、第一次聘請員工的辦理事項整理

對於剛開始聘請第一位員工的小型企業，以下整理一份實務上可以參考的工作清單。

辦理事項 主要內容 注意事項
確認聘僱條件 工作內容、薪資、工時及休假 應符合勞動法令
訂定勞動契約 約定雙方權利義務 建議以書面方式保存
勞保投保單位及員工加保 依企業人數及員工身分確認 未達五人不代表所有保險都免辦
就業保險 符合適用條件的員工辦理加保 不可直接以五人門檻判斷
職災保險 依規定成立投保單位及辦理加保 小型企業也應注意
健保投保單位及員工加保 依員工健保投保資格辦理 確認員工原有投保身分
勞工退休金 雇主依法按月提繳 一般適用勞退新制者至少提繳6%
薪資及扣繳資料 建立薪資清冊及所得資料 依規定辦理扣繳及申報
出勤及工資紀錄 保存出勤紀錄及工資清冊 依規定保存
外籍員工工作許可 確認是否需要申請工作許可 應先確認合法工作資格

實際辦理項目仍應依照企業型態、員工身分、聘僱方式及適用法令逐項確認。

八、事務所建議：聘請第一位員工前，先把人事及帳務制度建立好

對於小型創業者來說，聘請第一位員工通常代表業務已經逐漸穩定，也開始需要將部分工作交由其他人協助。

但從企業管理的角度來看，聘請員工不只是每個月多了一筆薪資支出，也代表公司開始承擔雇主應有的法定責任。

建議創業者在員工到職前，就先確認以下幾件事情：

  • 員工的工作內容、薪資及工時是否已經談妥？
  • 是否需要成立勞保及健保投保單位？
  • 就業保險及職災保險是否需要辦理？
  • 是否需要按月提繳勞工退休金？
  • 薪資扣繳及所得申報應如何處理？
  • 是否已經建立勞動契約、出勤紀錄及薪資清冊？

另外，雇主也應該注意，勞健保、勞退及薪資扣繳是不同的制度，不能只辦理其中一項，就認為已經完成所有聘僱程序。

對於第一次聘請員工的公司而言，如果不熟悉相關規定，可以在員工到職前，先請專業人員協助檢視應辦理的事項，避免到職後才發現漏辦。

記帳士事務所可以依照委託範圍，協助企業處理薪資帳務、相關扣繳及所得申報，並協助釐清帳務與稅務上的問題；至於勞動契約、工時、勞資爭議及其他勞動法令事項，則應視需求向適當的勞動法令專業人員或主管機關確認。

創業時找到第一位員工是企業成長的重要一步，而建立正確的人事及帳務制度，才能讓公司在擴大經營時更加穩定。

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